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紧急的事情破坏了生产力必威,每个人的单位时

文章作者:必威-五金工具 上传时间:2019-10-04

铝道网】每个人都知道忙碌的员工是有成效的员工,所以下面是一些能够确保你的员工手忙脚乱的做法: 1.设定多个优先事项。既然有一个优先事项是好的,那么多几个优先事项就更好了。既然每个任务或者目标都同等重要,为什么只能有一个较重要的任务或者目标呢? 2.不断地重新调整优先顺序。一旦你设定了多个优先事项,就要确保不断地对它们进行调整,增加一些新的事项,临时清除一些旧的事项等等。在今天的商业世界里的成功就是要依靠灵活性。 3.不合理的期望。现在,你已经解释了你想要什么,然后不容分说设定一个“延展性”的目标,这是一个根本不可能实现的目标。一定要确保将员工的薪酬和提升和这个目标的实现挂钩。 4.一点点地授权。在这一点上,你的员工应该得到充分的激励并且保持忙碌。但是,你并不希望他们未经许可就自行其是!确保他们做的每件事都得到了你的批准。 5.“打死送坏消息的乌鸦”。风险管理是至关重要的,所以现在必须要确保一切都不会出差错。要做到这一点较好的方式就是公开地惩罚那些搞砸了的家伙。这样的话,他们就不会把事情搞砸了。 6.微观管理。较后,我们来到了管理较重要的一个作用了……确保一切事情顺利。不要满足于每个月或者每周的状态报告!要考虑采用每天甚至每个小时的管理方式!越细越好! 或者也许这些都只是胡说八道。可是如果是这样的话,为什么还有这么多的老板们会使用这些策略呢?

回想一下,我们似乎每天都这样浪费时间而不自知:

不要一直保持空闲

那些培养起强大的精神力量和心理坚忍来应对拖延以及每个人都可能面临的其他挑战的人,最有可能实现他们的梦想。时间管理和心理坚忍携手并进。

什么是GTD?

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GTD(Getting Things Done)是一种时间管理方法,它可以帮你把生活中的大小随机事务系统化的制定成计划中的任务,解放你的大脑,帮助你更有效的去工作实现人生的目标。

让我们先回顾下平时的工作生活中大脑处理事情的过程:“某件很重要的事情,比如锻炼身体需要你每周选几天去运动,这是一件长期回报很高的目标。今天本来你需要去按计划运动,突然发生一件比较紧急但不重要的事情促使你放弃计划转而去解决这件急事,然后大概率你的计划被多件紧急不重要事情给毁了。”为什么经常会出现这种情况?因为我们的大脑在进化中就更偏向于处理急事而不是重要不紧急的事情,这是生存优先决定的,因为急事在短期可能对生活产生比较大的影响。但这却阻碍了很多重要却不紧急的长期计划目标的实现。长期目标需要按照计划来一步步推进,比如阅读习惯、写作习惯、记账习惯及很多重要技能的获得。

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上图是时间“四象限”法则,把工作按照重要和紧急两个不同程度进行了划分。你可以按照你自身的情况把你遇到的很多事情用这四象限法则来划分。

但是上面这些理论对很多人来说可以理解却很难执行下去,因为这些理论都是反人性的,反人性的方法总是不受欢迎。为了让大家可以更容易的接受这种理念去管理自己的时间,我在下面的部分以实例来展示我如何应用这个理论完成很多目标。


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当然,目标必须具体,才能制定好完成目标的相应时间点。

这并不容易,但一旦你养成了关闭通知的好习惯,你就可以真正地工作并更有效率。

立即做决定

OMNIFOCUS

这款软件真正的可以帮助你应用GTD的理论到实际工作中,但是只有Mac和iOS版本,甚至有人为了这款软件而专门买了Mac电脑。我在追踪回顾里的两张截图就是OmniFocus界面。

这个软件的使用本身就有很高的门槛,我为此而花了一周时间去研究如何使用它完成GTD理念的应用,我会在后期介绍如何使用好这款软件的。

那没有这款软件该怎么办呢?我们可以用下面的软件来间接代替。

对于前三种事项,我们都不会掉以轻心,因为我们担心会受到直接或者间接的处罚。于是,我们总会优先完成前三种事项,而不自然地忽略了自己的事情。由于自己从来不对自己未完成的事项进行惩罚,所以,我们便不会主动对自己进行时间管理,而常常由着自己的意愿,刷一会儿微信,煲一会儿电话粥。末了,还总忘不了安慰自己:我今天太忙了,哪有时间读书啊。

在你的日程规划中,当你承诺在某个时间到达某个地点,比如会面,会议,和其他约会时,你就把所有的时间都挡住了。强制的时间不是你任意决定的时间。这是你可以管理的时间。

学会浏览

ONENOTE

OneNote是一款非常强大的笔记本软件,你可以用它记录你的所有资料,我每天的待办事项都是用它来记录的,我会在后面专门介绍如何使用它管理你的知识。

14. 当校长遇到一个很健谈的访客,最好站着接待。这样,对方很快就会打开天窗说亮话,道出真实来意。

Oliver Emberton曾说过:管理时间的秘密,是系统地关注重要的事情而抑制紧急的事情。这句话意义深远而且千真万确。紧急的事情破坏了生产力。 紧急但不重要的任务是对生产力主要的干扰。

我们现在接着讨论有关时间管理和个人效能的另一个非常重要的规则:二八定律

探索兴趣

我兴趣很广泛,喜欢探索学习很多东西,很愿意花时间来“瞎折腾”。某天我突然想学习一门iOS开发的技术了,但是我对iOS开发完全不懂,连它的开发语言和开发工具我也完全没接触过。而且据我有限的知识了解,要掌握这个技术去做一款App的话需要几个月时间来系统性的学习。

那我们现在来看看我当时遇到的困难,首先很有代表性,我找到了自己的一个兴趣点,也有意愿去学习它,但是这个目标不简单,毫无计划去实现的话失败率很高的。所以我需要制定一个中期计划去实现它。

对于校长而言,不仅要管理自己的时间,更要管理好组织的时间。

精神主义者的方式意味着设计生活而不是默认生活。 精神主义者不是用反应性的方式选择重要的,而是将重要的人与琐碎的人分开,消除不必要的,然后消除障碍,使基本的东西有明确的,顺利的通过。 换句话说,基本主义是一个有纪律的,系统的方法,用于确定我们的最高贡献点在哪里,然后几乎毫不费力地执行这些事情。

第一,是你的工作区域更具有吸引力,并配备你工作所需要的一切。

日历

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你可以用日历来设定有明确截止时间的任务。日历很神圣,也意味着只有有明确截止时间的任务才有必要设定一个日历,否则你的日历会产生大量提醒,这反而导致你心力憔悴无力去执行,所以谨慎随意使用日历制定计划。


实施战略目标的过程中,校长还需要进行过程中的时间管理,“便笺”便是过程管理的一种重要手段。校长的现场调研、督查、阶段性结果的反馈,都会捕捉到最有价值的信息,整理这些信息形成的一些小决策,可以通过便笺发出执行指令,确保主要任务一直被大家关注到。当然,这些指令同样需要明确完成的时间节点。

成功的基本原则是专注。成功的人与不成功的人之间的区别正在于此,而不在于他们拥有多少天赋、资源和精力。

首先,通过对步骤和时间进行思考,你的分析能力和创造性得以调动。你开始了解为了实现自己的目标,你所需要做的事情。

所需的工具

今天,特别是互联网技术发达的当下,管理自己的时间,而且是主动管理自己的时间,十分重要!

而这些事情包括电话来电,马上就到截止日期的任务,还有一些你不得不快速响应的状态。当你不得不去回复一个邮件时,这通常看起来就是一个紧急任务。

关于忙碌最后一个观点:在大部门人的生活中,有些时候,忙绿不过是一个避难所。通过使自己处于忙绿状态,我们就找不到空闲时间去对那些困难的抉择进行反思。

待办事项

待办事项就是一个任务清单,你可以用纸来写下你接下来要做的一系列事项,比如我经常在OneNote里列我要做的事情。

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二是受组织支配的时间,用于满足同级人员提出的积极支持的要求;

把你的大部分时间花在正确的事情上,其余的要照顾好自己,仅仅“努力工作”是不够的。努力工作并不一定是坏事。但是,当你的生活被错误的东西抛弃时,努力工作会浪费你的生命。从长远来看,决定什么对你有好处,并尽你所能去追求它。

第六,将想法转变为行动步骤。不要在你的清单上写“考虑一下这个问题”或“分析一下那个问题”。要把具体行动步骤写下来,而不是仅仅“考虑一下”。

制定计划

接下来你需要为这个目标做进一步的拆分了。在拆分前你应该花费一点时间了解基本情况。如果你对这个目标的实现所需要的流程都不懂的话,那你肯定无法合理拆分它。这时候你可以搜索一些相关的信息,或者有经验的人的经验分享教程,这可以让你宏观了解你可能遇到的问题,再结合自身情况去制定计划。

对于我这个目标来说,我首先是需要学习相关的知识,所以我制定了一个MOOC在线课程学习计划和一个阅读清单。

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以上是我需要为实现该目标而需要的资源,然后我在OmniFocus上制定了该目标的长期任务待办事项。

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最后我在OneNote里制定了每天的任务清单。

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一旦战略目标确定,所有目标都要制定确切的实现日期。尽管,有的事项可能会是一个开放式目标,有的事项可能也会超期完成,但有明确的到期日和中期、短期截止日,将有助于我们集中精力,从而更有效地利用时间。

区分紧急和重要任务的能力与您的成功有很大的关系。

第四,制作任务清单实际上可以是很有趣的。姑且把它当成创作一部微型小说,其中主要人物就是你自己。你所列出的工作就是一项创意策划的执行——因为主题是你,所以你的创造性才能会得到升华。你永远不知道,在单纯的制作任务清单的执行过程中,会迸发出什么样的想法或观点。

世界总是在很多方面不公平,但在时间这个方面却是很公平。每个人的单位时间都一样,你可以用时间来创造资源和财富,也可以完全浪费掉它。我更喜欢的是把宝贵的时间用来创造而不是浪费掉。所以这篇文章探讨的是如何用GTD理念来高效的管理分配你的时间。

这样,每天摆在案头的就是“当天需要完成的重要事项”,而且是“从最重要的开始排列”,每天的时间被这样的事项有序安排。而到了晚上,再进行自我验收,自我激励。这样,重要的事情每天都做,自己便成了时间的主人。持续做重要但非紧急的事情,才能走上持续发展的轨道。

多产的人专注于在他们掌握的每一分钟去完成许多工作。 为每天需要完成的任务分配时间。 不要为别人期望你做的事而分心。

(1)精力

设定目标

那我的目标就是一个人在两个月内掌握基础的iOS开发技术,然后再花一个月时间去开发一款简单的产品,为实现这个目标我愿意每天花费10小时。

目标的设定必须细化到单位时间可执行的粒度,达到用几句话描述你的目标及为实现目标需要的时间和资源。

比如你要掌握一项乐器技能,然后你给这个目标加一段描述:”我想学习钢琴“,这是无法执行的计划。你应该说:”我想在XX时间内掌握用XX乐器演奏XX曲子“。

制定明晰的战略目标成为最为重要的一个环节。每年暑假,我们都会组织全校中层以上干部和骨干教师,参加学校的“战略发展研讨会”,研讨会的目的很明确:下一个三年学校战略发展的主题是什么,新学年的战略目标在哪里,如何实施。

如果你可以通过智能手机,电子邮件,Twitter,Facebook 或 LinkedIn等这些方式联系到,你的联系方式太多,所有这些媒介都可能保持连接,它们会分散你的目的。

(2)寻找时间空隙

一个时间管理的实例

9. 将文件在办公室里整齐放好,知道哪些东西在哪个位置上,这样可以避免找东西的时间,更不会出现与人洽谈时翻箱倒柜的事。

Jory MacKay 解释道:

3.通过对时间进行关注,通过记时间日志,你便开始把时间当做一种转瞬即逝的资产。记时间日志会使你对自己不断贬值的资产——生命时光——保持敏感。

需求注意的问题

GTD理论要求使用列表来管理你的目标,而列表上的项目全部平等,不要给它们排列优先级顺序。因为日程表管理方式会把大量的时间耗在调整日程表,比如因为突发原因某件事的截止日期要提前了,于是你就要花很多时间调整排得满满的日程表。GTD理念认为计划赶不上变化,也许你这周排好的下周日程表里优先的项目都放在周一,但是到了下周后这些事因为外部因素变得并不重要了。甚至你提前作出的计划觉得某些事情要优先,结果项目开始后才发现都是错误的,导致计划被废弃。

所以GTD只保留了列表,列表里是今天可以做的事情。而其他所有未来要做的事情另外列一张表。列表里当前可以做的事情,每天早上打开列表,自己觉得先该做哪件事,然后开始做这件事,完成后再重复上述过程。GTD觉得任何计划都比不上当时的你的判断能力,只有当时的你才最清楚每件事的优先级、截止日期、重要性和紧急性、以及当时你的精神状态和干劲,并根据这些因素知道自己下一步最应该干什么。

可以根据任务的执行地点不同分几个列表,比如办公室列表、家庭列表、公交车上列表。

未来的事情不要做太细的计划。比如你准备明年春节去某地旅行,那么就写一句「春节某地旅行」即可,然后等到还剩一个月时间的时候再开始做详细计划。否则,提前半年做好的详细计划往往到了执行时因为大量外部因素的改变而成为废纸,白白损失了半年前指定计划所花费的时间。

四是由个人支配的时间,用于完成我们自己想做的事情。

重要任务是有贡献于您长期使命,价值观和目标的事情。 分离这些差异到足够简单,只需要做一次,但持续做到这一点会很困难。

二八定律的重要性不亚于黄金法则


时间都去哪儿了

对待你的最高级别的事项,就像你必须赶上航班:给他们一个预先设定的时间,并保证没有任何其他的事情会阻止你赶上航班。

第四,及时处理每一项任务,对于每一份文件,每一封电子邮件,每一个文本或语音信息,在第一次看到或听到她们的时候,尽可能地立即对它们进行处理。不把任何东西“留在以后”。

追踪回顾

定期检查计划执行情况并做适当调整。包括每天、每周及每月的总结回顾。

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以上是我的每天任务清单及当天回顾。

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以上是我的每周及每月的追踪回顾。


  1. 该处理的事都放在桌上视线范围内,避免遗漏。

很容易对目标感到兴奋,并尝试承担太多,但如果你这样做,会消耗你更多的精力。

通过确定优先次序你可以做到去芜存菁。确定优先次序意味着决定什么时候你要做什么。通过确定哪些是最重要的项目,对你的每一天和生活进行组织,你可以增加你想要达成自己目标的可能性。确定优先次序的方法之一是要记住二八定律,也就是说,导致达成你目标的80%的进展来自你的20%的活动。

5. 计划别排得太满,要有灵活性。一般来说,只将时间的50%计划好,其余50%应当属于灵活时间,用来应对各种无法避免的打扰和无法预期的事。

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity此书的作者 David Allen 说过,“如果你不恰当地关注你的注意力,它会比你应得的更多的关注你。”

第四,战胜拖延;

12. 试试训练速读,想想看,校长的时间那么宝贵,如果阅读速读增快2—3倍,将节约下多少时间?

相对论是第二十世纪最著名的科学理论之一。莫扎特对音乐有着难以置信的激情。在音乐的造诣上,他是前无古人,后无来者的。即使是今天,还有第二位音乐家能与他的精神相匹配吗?

——托尼罗宾斯

组织时间管理,重在明晰战略目标

安排好事情的优先级别并坚持下去。

对于生产率和时间管理专家而言,它的重要性可能等同于黄金法则。

一个人的时间大致有四种分配:

优先和优化您白天的时间将使您有更多的时间专注于重要事项,在更短的时间内获得更多的成就。

第二,跟任何其他东西一样,思想也是有形的物体。当你把一种思想想象为一个物体时,你就可以去控制它。你就可以把拖延的想法驱逐出你的头脑,就像你将一只行为不端的猫赶出家门一样。

原因何在?

时间是生产力和创造力的原材料。时间,而不是金钱,是你最宝贵的财富。投资你的资产。每个人一周有168个小时。让那一刻下沉,这是一个巨大的时间。它可能去哪里?还是更好,你在哪里度过这些时间?

要有一颗“似水之心”。如果你嗯呢该够清理你的工作区域、你的生活,并最终清理你 思想中的杂波,你将会显著增加你的工作成效。杂波是搞笑和强大思想的障碍。

比如,提高质量不是目标,只有确定为如“每节课的达标率达到90%”、“每个学生要获得一项艺术技能、一项体育技能”才是提高质量的具体目标,这样的目标也才能制定出相应的时间点来。

但问题是:好好利用你的时间并不容易。

生活是不公平的

10. 利用好空闲时间,将例行工作放在空闲时间来做,比如哪位访问者失约或提前结束谈话,可以顺手找些工作来做。

紧急的任务是那些你不得不立即处理的事情。

第十,至少每个月一次对你的长期目标进行重温。你是总是能够正确的选择,让自己一步步向长期目标迈进?或者你是否在停滞不前?要确保你是在朝着正确的方向前进!

重要而紧急的事情

这些事情包括,你想写本书,为了晋升而要做的陈述,公司起步时的计划。

第一,迅速决策——大量的时间浪费来自优柔寡断。一旦你掌握了你做决定所需要的事实,便迅速做出决定。

不重要也不紧急的事情

上一分钟的分心不一定是优先事项。

我们每个人每天都有很多空隙时间,只要有效利用这些空隙去做事情,我们就能够变非生产性时间为生产性时间,从而达到“创造”时间的目的。

重要但不紧急的事情

现代技术已经演变为利用我们的紧迫性成瘾的习性:电子邮件,Facebook,Twitter,WhatsApp,Instagram等这些 app 都会不断地分散我们的注意力。

二八定律的含义如下:

17. 开会时间最好选择在午餐前或下班以前,这样你将发现每个人都会很快地走出最终的决定。

重要的任务是贡献于长期任务和目标的事情。

自我意识的先决条件。只有当你真正意识到你是如何支配时间的,你才能去管理你的时间。

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